注意保密,禁止外传-烟台市政府采购内部控制制度(参考范本2024年版)
烟台市政府采购内部控制制度(参考范本2024年版)
本文件未公开发布,注意保密,禁止外传!!!
编制说明
一、《烟台市政府采购内部控制制度(参考范本2024年版)》(以下简称《参考范本》)用于指导我市各预算单位加强政府采购内控管理,仅供各单位参考使用,不作为监督检查考核依据。
二、《参考范本》系针对烟台市级预算单位制定。各预算单位在制定本单位政府采购内控制度时,应结合本单位实际情况作出相应调整,切忌照抄照搬。如,第十三章“非政府采购”项目具体如何决策、是否需要经党组(党委)研究,还需进一步细化规定;又如,第十四章“采购项目绩效管理”设置的依据为《关于转发<烟台市财政局关于印发《烟台市市级政府采购项目绩效评价管理办法》的通知>的通知》(莱财字〔2024〕103号)。
三、《参考范本》中括号内〔提示〕内容是对相关事项的解释说明、执行建议或者需要具体细化的要求,目的是帮助各单位更好的理解和把握相关制度要求,对应细化内控管理措施,编制内控制度执行。
四、统筹考虑政府采购项目预算金额、采购事项重要程度、风险防控要求等因素,一般可将单位关于政府采购的决策分为部门内部决策、部门会签会商决策、单位分管领导审定决策、单位主要领导审定决策、政府采购领导小组会议决策、单位办公会决策、党委党组会决策等7个层级。其中:
部门内部决策,是指同一部门内部审核签字决策。
部门会签会商决策,是指涉及两个以上部门职责的事项,由牵头部门草拟意见会签会商其他部门进行决策。
分管领导和主要领导审定决策,是指部门草拟意见报分管领导或主要领导审核签字进行决策。
领导小组会议、单位办公会、党委党组会决策,是指较为重大且需要集体决策的事项,由单位通过领导小组会、单位办公会、党委党组会集体研究决策。
考虑到各个单位的内部预算管理审批决策流程千差万别,《参考范本》重点就部门内部与部门之间职责分工与审批流程做了规定,未就单位分管领导、主要领导以及领导小组会议、单位办公会、党委党组会,参与政府采购审批的职责权限与决策流程等予以明确。各单位参照《参考范本》制定具体的内控制度时,应结合单位的实际情况与管理需要,进一步明确单位分管领导、主要领导以及领导小组会议、单位办公会、党委党组会的审批权限与审批流程,切实规范本单位政府采购内部权力运行,有效防范政府采购风险。
五、单位在参照《参考范本》制定内控制度的同时,还应要求单位内部各部门分别制定本部门的内控制度,明确不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项,划分风险等级,在此基础上,合理设置岗位,明确各个政府采购岗位的职责权限、工作标准,实现本单位政府采购内控制度全覆盖。
第一章 总则
第一条 为进一步规范本单位政府采购内部权力运行,有效防范法律风险和廉政风险,推进依法、规范、高效、廉洁采购,根据政府采购相关法律法规规定以及《关于进一步深化全市政府采购制度改革持续优化政府采购营商环境的意见》(烟政办发〔2024〕19号)、《烟台市政府采购预算单位内部控制规范》(烟财采〔2023〕9号)要求,结合本单位实际,制定本制度。
第二条 本制度适用于本单位机关及所属事业单位。
〔提示〕主管预算单位制定的内控制度可以适用于所属单位,但不能取代所属单位采购人主体地位。主管预算单位未将所属单位政府采购纳入机关统一管理的,所属单位应根据主管预算单位内控制度要求,另行制定政府采购内控制度。
第三条 本制度所称政府采购,是指本单位使用财政性资金采购政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
本制度所称非政府采购,是指本单位使用财政性资金采购政府集中采购目录以外、分散采购限额标准以下的货物、工程和服务,以及使用非财政性资金采购货物、工程和服务的行为。
〔提示〕按照政府采购法律法规的规定,政府集中采购目录以内、采购限额标准以上的项目,属于政府采购范围,应按规定实施政府采购;对于政府集中采购目录以外、分散限额标准以下的项目,以及使用非财政性资金的采购项目,依法不属于政府采购,具体采取什么方式实施采购,单位应在内控制度中予以明确。本制度将非政府采购也纳入内控范围,并单设第十二章“非政府采购”,对不同情形下非政府采购所适用的具体采购方式进行详细规定。
第四条 政府采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正诚信、科学择优原则,按照分事行权、分岗设权、分级授权的要求,明确岗位职责权限,规范决策审批流程,努力形成约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位的政府采购内部运转和管控制度,实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约,促进政府采购提质增效。
第五条 政府采购应严格按照批准的预算执行,无预算不采购,无计划不采购,不得超预算、超数量采购。
第六条 在政府采购过程中,应当主动落实支持本国产品、科技创新、绿色采购和乡村振兴,促进中小企业、监狱企业、残疾人福利性单位发展等政府采购政策。
第二章 组织机构与职责分工
第七条 单位政府采购实行“统一领导、归口管理、分工负责”的管理体制。
第八条 单位设立政府采购领导小组,由单位主要领导或分管政府采购的领导担任组长,与政府采购相关的部门负责人为成员。政府采购领导小组下设办公室,办公室设在本单位政府采购归口管理部门。政府采购领导小组作为本单位政府采购工作的议事机构,主要职责是:
(一)审定本单位政府采购工作制度;
(二)研究决定重点采购工作;
(三)协调政府采购执行过程中的重大问题;
(四)研究决定有异议的采购项目;
(五)对政府采购工作进行监督;
(六)加强对本单位及所属单位的统筹管理,督促和指导所属单位建立健全政府采购内控制度;
(七)其他需要研究决定的政府采购事项。
领导小组审议事项属于“三重一大”范围的,应按程序报单位党委党组会研究。
〔提示〕政府采购项目数量多、规模大的单位原则上应设立政府采购领导小组,小组成员一般应包括政府采购归口管理部门以及财务、法规、资产、纪检监察等相关部门,不建议将有采购需求的单位其他部门或所属单位纳入领导小组,避免影响领导小组决策效率。未设立政府采购领导小组的单位,相关的政府采购事项可采取单位办公会、党委党组会等进行集体决策。
第九条 牵头负责政府采购工作的部门为本单位政府采购归口管理部门,负责本单位政府采购制度建设、执行管理、沟通协调等相关工作。主要职责是:
(一)牵头负责建立健全本单位政府采购内部控制制度机制,并督促指导执行,督促指导所属单位加强政府采购内控制度建设和管理;
(二)负责组织政府采购法律法规规章制度的学习培训、宣传和督促执行,参加上级部门、财政部门等组织的学习培训、业务研讨、咨询论证;
(三)负责审核、确定本单位政府采购项目及预算金额,组织审查采购需求和采购计划,统筹安排政府采购项目执行进度;
(四)负责组织落实本单位预留采购份额面向中小企业采购、节能环保采购、脱贫地区农副产品采购等政府采购政策功能;
(五)负责拟定采购代理机构的确定机制,对采购代理机构实施监督管理;
(六)负责采购意向、单一来源采购论证、采购公告、结果公告、合同公告、履约验收和促进中小企业采购执行情况等信息公开工作,对公开的信息牵头组织内部审查和风险评估;
(七)负责组织委派采购人代表、现场监督人员,按要求自行选定评审专家;
(八)负责组织审核确认采购文件和采购结果,审核确认并签订采购合同,组织履约验收工作;
(九)负责采购方式变更、进口产品采购涉及的报批工作;
(十)负责牵头处理应由采购人答复的询问、质疑工作,配合财政部门投诉处理、监督检查等工作;
(十一)负责政府采购业务系统的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用管理,负责政府采购业务系统操作、政府采购信息统计和分析工作;
(十二)负责政府采购项目等相关档案(含电子档案)资料的收集、整理,移交档案室归档。
(十三)负责对接上级单位的归口管理部门、同级财政部门,办理政府采购资料报送、业务咨询、审核审批等业务;
(十四)负责择优选派本单位政府采购专管员并向财政部门报备;
〔提示〕单位政府采购专管员负责本单位政府采购工作的组织和协调,负责与财政部门及上下级单位进行沟通联络,数量一般按1-2名掌握。单位确定1名专管员的,专管员应从归口管理部门中产生;确定2名专管员且财务部门不承担归口管理部门职责的,应从归口管理部门中产生1名,另1名专管员原则上应从财务部门中产生。
(十五)负责政府采购领导小组办公室的相关工作;
(十六)本单位领导、政府采购领导小组交办的其他政府采购相关工作。
〔提示〕1.按照全面预算管理的规定,公立医院对不同的工程、货物和服务项目由不同的部门实行分类归口管理,因此,公立医院的归口管理部门及职责划分由单位根据相关规定及实际情况,科学合理地确定。
2.公立医院、高等院校等政府采购项目数量多、规模大的单位,具备条件的可以单独设立专门的政府采购归口管理部门,比如招标采购办、招标采购中心等,配备专职人员,专门牵头归口负责政府采购工作。其他单位应当指定某一内设机构为政府采购归口管理部门,比如办公室、综合科、资产科、财务科等,具体由各单位统筹考虑部门职责划分和管理需要予以确定。
第十条 采购需求部门是本单位政府采购项目采购需求的提出或者使用部门,负责政府采购项目立项、预算申报、采购需求管理和履约验收评价等工作。主要职责是:
(一)按照单位预算管理要求,提供相关材料向财务部门申报项目预算,对需要报有关部门立项审批的采购项目,按立项审批要求进行申报;
(二)根据批准的预算,组织开展需求调查,编制采购意向、采购需求和采购计划,报归口管理部门审核确定;
(三)向归口管理部门提供涉及采购方式变更和进口产品采购的论证、公示和报审等方面的相关证明和支撑材料;
(四)在邀请招标等采购方式中向归口管理部门推荐供应商,在采购需求论证等环节推荐评审专家,受归口管理部门委派作为采购人代表参加现场评审;
(五)拟定采购文件、采购合同,经归口管理部门审查后签订采购合同;
(六)配合归口管理部门答复供应商的询问、质疑及财政部门的投诉处理、监督检查等;
(七)加强供应商履约管理,督促项目执行进度,提出验收申请,配合归口管理部门开展履约验收;
(八)按照合同约定,申请支付采购资金,提供支付依据;
(九)配合归口管理部门做好政府采购信息公开工作;
(十)按照要求向归口管理部门移交政府采购项目档案资料;
(十一)单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
〔提示〕1.为规范采购需求的归集与管理,对单位内部具有普遍通用性或相对专业性的货物、工程和服务,可确定一个专门的部门牵头作为采购需求部门(统称“采购需求归集部门”),对采购项目进行分口归集与管理。比如单位办公用的桌椅、电脑、打印机等可由办公室或后勤服务部门作为采购需求归集部门,工程项目可由基建部门作为采购需求归集部门,信息化建设项目可由信息网络部门作为采购需求归集部门。单位设立采购需求归集部门的,属于归集范围的采购项目,采购需求部门一般不再直接对应归口部门,应由采购需求部门履行的职责,原则上全部由采购需求归集部门履行。编制政府采购预算时,采购需求部门拟申请的属于归集范围的采购项目,要报送归集部门,由归集部门予以审核同意后再由归集部门统一报送归口管理部门。
2.采购需求部门一般应明确一名工作人员,专门负责具体落实本部门承担的政府采购职责。该工作人员可由本部门负责预算编制的人员兼任。
第十一条 财务部门负责本单位政府采购预算编制、执行管理和采购资金支付等工作。主要职责是:
(一)负责政府采购预算编制、审核、报送和调整工作,组织协调采购项目预算评审工作;
(二)督促政府采购预算执行进度,跟踪项目预算执行情况,按照财政部门要求组织开展政府采购绩效评价工作;
(三)组织执行政府采购预算,审核采购合同中涉及的项目预算、合同金额、支付条件等信息,办理采购资金的申请、审核和支付;
(四)操作财政预算一体化管理系统,负责本单位的账号密码、数字证书、电子签名和电子印章等的办理、保管和使用;
(五)按照归口管理部门的要求移交项目档案资料;
(六)单位领导或者领导小组交办的其他工作事项。
第十二条 纪检监察部门对本单位政府采购工作实施纪律检查监察,主要负责政府采购领域党风廉政建设,对政府采购活动中相关部门和人员履职尽责情况进行监督检查,依纪依法调查处理违法违纪问题线索,选派现场监督人员对政府采购活动进行现场监督。
第十三条 法规部门负责本单位政府采购法律风险防范工作,负责对采购行为的合法性进行审查,对采购过程中涉及的采购需求和采购计划、采购合同、询问质疑答复等事项进行合法性审查。
第十四条 资产管理部门负责本单位政府采购涉及资产的配置数量、预算金额等审核工作,对本单位通过政府采购取得的资产进行接收、登记和管理。
第十五条 内部审计部门主要负责对本单位政府采购项目预算、采购需求和采购计划、待签合同、竣工结(决)算等进行审计,对本单位政府采购内控制度的执行情况进行监督,对未执行内控制度的行为进行纠正,提出健全完善内控制度机制的建议意见,选派现场监督人员对政府采购活动进行现场监督。
第十六条 涉密政府采购项目按照财政部、国家保密局《涉密政府采购管理暂行办法》(财库〔2019〕39号)的规定,采购需求部门承担保密管理的主体责任,负责供应商保密资质和保密条件审查,签订保密协议;单位保密部门负责定密审核,出具相关证明,并负责保密管理工作的指导、检查和监督。
第十七条 加强政府采购岗位风险防控。根据业务流程和职责权限,按照不相容岗位分离原则,合理设置岗位,明确岗位职责、权限和责任主体,确保政府采购预算编制与审核、采购需求制定与内部审查、采购文件编制与复核、采购组织与履约验收、合同签订与履约验收、履约验收与资金支付、履约验收与档案管理、履约验收与资产管理、合同执行与监督检查等关联岗位互相分离。如因人员编制不足等原因确实无法实现不相容岗位分离,应采取提高工作透明度、加强监督检查等方法代替。
对关键岗位实施重点监督,需求制定、专家选取、现场评审、履约验收等重点环节应当由2人以上共同办理,并明确主要负责人。
建立轮岗交流制度,归口管理部门、采购需求部门要根据政府采购岗位风险等级设定轮岗周期,风险等级高的岗位原则上5年轮岗,不具备轮岗条件的,期满后进行内部专项审核。对归口管理部门和采购需求部门建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。
〔提示〕1.单位可根据本单位内设机构职能职责和人员情况,合理分配以上职责分工,可以新增或者细化职责。
2.单位同一部门承担上述多个部门职责的,可以将职责在现有部门之间适当调配。比如归口管理部门职责由资产管理部门承担的,资产管理部门应同时发挥归口和资产管理职能作用;归口管理部门职责由财务部门承担的,财务部门应同时发挥归口和财务管理职能作用。
3.归口管理部门的职责贯穿政府采购活动的全过程,是采购人主体责任的牵头承担部门。对于已经明确为其他部门负责的工作事项,归口管理部门要负责指导和协调;没有明确的其他事项,均由归口管理部门负责。
4.各相关部门特别是归口管理部门以及同一部门承担上述多个部门职责的,部门内部要科学确定岗位设置,确保实现不相容岗位间的相互监督制约。比如合同签订、验收和资产管理人员可以分别由归口管理部门、采购需求部门、资产管理部门等不同部门承担,也可以全部由归口管理部门承担,如果是由同一部门承担上述职责,那么负责合同签订的人员不得负责验收工作,负责验收的人员不得负责资产管理。单位设置的政府采购相关岗位应在内控制度中予以明确。
第三章 政府采购方式与采购代理机构
第十八条 本单位政府采购项目主要采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源、网上商城采购、框架协议采购等方式组织实施。
第十九条 公开招标是单位政府采购的主要采购方式,适用于除涉密项目以外所有情形的货物和服务类采购项目。符合下列条件的,原则上必须采用公开招标方式:同一“二级采购品目”年度累计达到200万元以上的货物、服务和400万元以上的工程。
严禁将应当以公开招标方式采购的货物、服务、工程化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。对于未达到公开招标数额标准的采购项目,应实事求是地选择更有利于实现采购目标的采购方式,而不应当无条件地选择公开招标方式。
第二十条 政府采购货物和服务,达到公开招标数额标准,但项目符合公开招标之外采购方式适用情形,需要采取公开招标之外的采购方式采购的,应当在采购活动开始前,由采购需求部门向归口管理部门提出申请,并提供相关的佐证辅助材料。归口管理部门组织财务、采购需求等部门,根据采购需求和相关行业、产业发展状况,对拟申请采用采购方式的理由及必要性进行会商。确需变更采购方式的,由归口管理部门报经主管预算单位审核通过后,报市财政部门备案。
第二十一条 对于达到公开招标数额标准,拟采取单一来源采购方式的项目,由采购需求部门向归口管理部门提出申请,由归口管理部门组织3名以上中级以上职称专业人员(非本单位、非潜在供应商及其关联单位人员),对只能从唯一供应商处采购的理由进行论证。论证通过后,由归口管理部门逐级报经主管预算单位和市财政部门初审通过后进行公示(5个工作日)。公示无异议后,由归口管理部门协调主管预算单位向市财政部门提交书面申请文件,经市财政部门下发正式批准文件后启动单一来源采购。
未达到公开招标数额标准,拟采取单一来源采购方式的项目,经专家论证后通过财政预算一体化体系备案政府采购实施、上传专家论证意见即可启动单一来源采购。对于未达到公开招标数额标准的单一来源采购项目,归口管理部门和采购需求部门应对单一来源采购项目的依据是否充分、条件是否符合等负责,防止滥用单一来源采购方式。
第二十二条 归口管理部门根据项目特点、代理机构专业领域和综合信用评价结果,择优选择确定与项目特点相适应的代理机构。
〔提示〕单位可根据项目实际,从财政部门的信用评价、处理处罚、监督检查情况、承接类似项目的业绩、执行规范和效率、履约能力评价、软硬件条件、从业人员素质等角度入手,制定择优选择的标准。对采购规模大、项目多的单位,可以一次性选择多家采购代理机构,但要明确在项目委托环节确定项目代理机构的规则和标准(比如实行轮候制度等),保证每个代理机构有明确的代理项目。
第二十三条 除了可以将采购代理业务委托代理机构外,与政府采购有关的采购需求、编制采购实施计划、组织项目履约验收等也可以一并委托采购代理机构实施。
采购项目委托采购代理机构应当采取“一项目一委托”的方式进行委托,即一个项目签订一份委托代理协议。归口管理部门要会同采购需求部门合理确定、从严掌握委托事项,努力控制政府采购成本。
第二十四条 归口管理部门根据采购项目的委托事项,组织拟定委托代理协议,协议内容包括代理采购的范围、委托权限、期限、档案管理、代理费用收取方式与标准、协议解除与终止、违约责任等具体事项。
〔提示〕采购代理机构的代理费用要按照采购人拟委托采购代理机构服务事项所需付出的成本加合理利润的原则确定,由采购人和采购代理机构在代理协议中予以明确。为确保代理服务质量,不建议采购人直接将委托代理费用作为选择采购代理机构的唯一标准。
第二十五条 采购相关事项委托代理机构后,不因委托而转移或者免除单位内部各相关部门的主体责任。
归口管理部门要会同各相关部门,进一步加强与采购代理机构的沟通协调,强化对代理机构履约履职的监督评价,并作为委托费用支付及今后选择代理机构的依据,切实提高单位政府采购质效。
第四章 政府采购预算管理
第二十六条 每年下半年编制下一年度单位预算时,财务部门要会同归口管理部门向采购需求部门传达预算编制精神和要求,指导采购需求部门研究提报下一年度项目建设规划,科学编制政府采购预算。
第二十七条 采购需求部门根据单位预算编制工作要求,结合实际工作需求提出政府采购项目,结合市场调查结果(向不低于3家同类供应商询价)、同类项目历史成交情况等,测算采购项目成本构成,提出项目预算需求,分别报送归口管理部门和财务部门。
第二十八条 归口管理部门对政府采购项目及预算进行审核,对金额较大、技术复杂、专业性强的项目,可以会同财务部门委托第三方专业机构或者组织专家进行事前绩效评估或预算评审。未通过评估评审的,不予纳入预算;需要补充完善的,及时反馈采购需求部门重新补充完善相关资料。
第二十九条 对于经审核同意纳入单位预算的采购项目,由采购需求部门按照规定的格式编制政府采购预算,细化明确到末级采购品目以及具体的采购方式、组织形式,报归口管理部门审核。
第三十条 采购需求部门编制政府采购预算时,应按照《政府采购促进中小企业发展管理办法》(财库〔2020〕46号)的规定,全面落实预留份额专门面向中小企业采购政策,并在政府采购预算中单独列示。其中:
采购限额标准以上,200万元以下的货物和服务采购项目、400万元以下的工程采购项目,适宜由中小企业提供的,采购人应当专门面向中小企业采购;
超过200万元的货物和服务采购项目、超过400万元的工程采购项目中适宜由中小企业提供的,预留该部分采购项目预算总额的45%以上专门面向中小企业采购,其中预留给小微企业的比例不低于70%。
对于采购需求部门提报的落实预留份额专门面向中小企业采购政策,由归口管理部门进行审核。
第三十一条 财务部门归口管理部门提报的政府采购预算,重点审核项目实施的必要性、经费安排的合理性,采购项目是否落实“过紧日子”“厉行节约反对浪费”等要求,政府采购预算是否应编尽编,采购品目归集是否准确。审核通过后,将政府采购预算作为单位预算的一部分,通过预算管理一体化系统上报上级单位或市财政部门。
第三十二条 政府采购预算经财政部门批复后,由财务部门在规定期限内向各采购需求部门批复下达政府采购预算。
〔提示〕《预算法》第八十条规定,“各部门应当在接到本级政府财政部门批复的本部门预算后十五日内向所属各单位批复预算。”因此,主管预算单位应在接到同级财政部门批复预算后15日内,将政府采购预算随部门预算一并批复到业务科室及所属单位,所属单位接到主管预算单位批复的单位预算后,也应及时将政府采购预算批复到相关业务科室,具体时间由各单位自己确定,建议控制在7日内。
第三十三条 批准的政府采购预算,年度执行中原则上不予调整,确需调整的,由采购需求部门按程序报财政部门审批。
〔提示〕为了引导采购需求部门硬化预算约束,各单位可将政府采购预算调整情况纳入本单位绩效考核范围,根据调整频次及金额占比等予以扣分处理。
第五章 政府采购意向公开
第三十四条 采购意向按采购项目公开。除以协议供货、定点采购方式实施的小额零星采购和由集中采购机构统一组织的批量集中采购以及涉密采购项目外,按项目实施的集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程、服务采购均应当公开采购意向。
第三十五条 采购意向公开的内容应当包括采购项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间等。其中,采购需求概况应当包括采购标的名称,采购标的需实现的主要功能或者目标,采购标的数量,以及采购标的需满足的质量、服务、安全、时限等要求。
第三十六条 每年年初,采购需求部门接到财务部门批复下达的政府采购预算后,应以批复的预算为依据,及时编写采购意向文本,并在本单位规定期限内,由归口管理部门汇总后统一公开发布。
部门预算批复前需公开的采购意向,由采购需求部门以部门预算“二上”中的政府采购预算为依据编写公开文本。预算执行中新增采购项目,由采购需求部门以财政部门批复下达的采购预算为依据编写公开文本。公开文本经保密部门审查通过后报归口管理部门,由归口管理部门汇总后统一公开发布。
第三十七条 以下采购项目可免予公开采购意向:
(一)紧急采购项目,指因不可预见的原因急需开展、难以按规定时间发布采购需求公告的采购项目。
(二)续签服务合同项目,指按照鲁财采〔2016〕45号文件规定,续签政府采购服务合同的项目。
(三)简易采购项目,指采购方式选择网上商城、定点采购、自行采购的项目。
对于上述免予公开采购意向的项目,由采购需求部门向归口管理部门提出书面申请,归口管理部门审核通过后可不予公开采购意向。
第三十八条 归口管理部门要督促指导采购需求部门尽量提前采购意向公开时间,原则上不得晚于采购活动开始前30日公开采购意向。
对于已经公开采购意向的项目,因特殊原因确需提前发布采购公告的,写明原因报财政部门备案后,方可发布。
第六章 政府采购需求管理
第三十九条 明确采购需求管理范围。单位所有的政府采购项目,均需按照财政部《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)的规定,开展需求调查,确定采购需求,编制采购实施计划。
编制采购需求前一年内,采购人已就相关采购标的开展过需求调查的可以不再重复开展。
按照法律法规的规定,对采购项目开展可行性研究等前期工作,已包含需求调查内容的,可以不再重复调查;对在可行性研究等前期工作中未涉及的部分,应当开展需求调查。
第四十条 提出采购需求和采购实施计划。采购需求部门负责开展采购需求调查,提出采购需求和采购实施计划文本,明确采购的标的及其需要满足的技术、商务要求,确定供应商资格条件,采购方式和评审规则等合同订立与管理安排,报归口管理部门审批。
采购需求部门应通过咨询、论证、问卷调查等多种方式开展需求调查,了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息,可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购,以及其他相关情况,科学合理确定采购需求。面向市场主体开展需求调查时,选择的调查对象一般不少于3个,并应当具有代表性。
采购实施计划应根据法律法规、政府采购政策和国家有关规定,围绕实现采购需求,结合采购需求的特点确定。
第四十一条 编制采购需求与实施计划。采购需求部门可以自行组织编制采购需求与采购实施计划,也可以委托采购代理机构或者其他第三方机构编制。委托采购代理机构或者第三方机构编制的采购需求和实施计划,需经采购需求部门针对采购需求和实施计划文本逐一审核确认,并由采购需求部门对其确认的采购需求和实施计划负责。
第四十二条 审查采购需求与实施计划。归口管理部门负责会同本单位财务、法规、资产等部门建立审查工作机制,按照《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)的要求,依据各个部门的职责分工,对采购需求部门提交的采购需求和实施计划文本进行联合审查,对项目实施时间、面向中小企业采购份额预留以及采购品目、组织形式、采购方式、数量、单价、金额等进行重点审核。
归口管理部门可以邀请相关专家和或者第三方机构参与审查,但参与确定采购需求和编制采购实施计划的专家和第三方机构不得参与审查。
对于预算符合一定标准的采购项目,由主管预算单位对其采购需求和实施计划统一进行审查,或者归口管理部门实施审查时邀请主管预算单位共同参与审查。
〔提示〕财政部《政府采购需求管理办法》(财库〔2021〕22号)规定,主管预算单位可以根据本部门实际情况,确定由主管预算单位对采购需求和实施计划统一组织重点审查的项目类别或者金额范围。主管预算单位应统筹考虑本部门实际情况,在制定内控制度时相应明确由主管预算单位统一组织重点审查的项目类别或者金额范围,确保采购需求和实施计划编制质量。
对于审查不通过的采购项目,归口管理部门应当通知采购需求部门,根据审查意见修改采购需求和采购实施计划的内容并重新进行审查。
第四十三条 备案采购实施计划。采购需求部门按照规定的格式,向归口管理部门提报采购实施计划备案信息。归口管理部门核实后交由财务部门通过财政预算一体化系统进行备案。
第四十四条 执行政府采购计划。需要开展采购活动时,归口管理部门登录政府采购执行系统,选择对应的采购计划确认采购方式和采购代理机构,推送至委托的采购代理机构。采购代理机构负责创建项目、组织实施采购活动。
第七章 政府采购文件编制
第四十五条 采购代理机构要根据政府采购政策、采购预算、采购需求及项目特点,科学编制采购文件(招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等)。编制过程中,归口管理部门、采购需求部门要积极支持配合,提高工作效率。
第四十六条 收到采购代理机构编制的采购文件后,由归口管理部门会同采购需求部门对照采购需求和采购实施计划,对采购文件进行核实、确认。重点审核需求描述是否清晰完整,法规依据是否充分,需求是否公平、合理且有无缺陷和倾向性,投标人条件设置是否合法合理,投标方法、评标标准是否科学公平规范等,其中,采购需求部门负责确认采购文件中涉及的采购需求和采购实施计划内容,归口管理部门负责确认涉及的其他内容。
第四十七条 归口管理部门和采购需求部门对采购文件进行核实确认后,转交法规部门进行合法性审查。
第四十八条 政府采购应当优先采购本国货物、工程和服务。确因采购项目在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取,为在中国境外使用而进行采购,以及其他法律和行政法规另有规定的,可以选择采购进口产品。未报进口产品采购申请或采购申请未经核准的,一律不得采购进口产品。采购进口产品按以下程序实施:
(一)采购需求部门根据工作需要,提出需求的主要参数指标功能及应用场景,同时通过市场调研对国产和进口产品的主要参数指标功能情况进行全面了解掌握,提报拟采购进口产品的理由,同时提供相关的辅助材料。
(二)归口管理部门根据采购需求部门的申请及提交的资料,组织专家重点针对主要技术参数指标功能及应用场景的合理性、国内产品和进口产品的参数指标的差异性等进行论证,建议采购进口产品的,由归口管理部门上报主管预算单位。
(三)主管预算部门重点审查采购进口产品是否符合国家方针政策,是否符合单位工作实际需求,是否符合国家规定的配备条件和数量要求。经审查同意购买的,主管预算单位出具《政府采购进口产品所属行业主管部门意见》,连同其他申请材料一并报市财政部门核准。
(四)采购进口产品申请获得市财政部门核准后,应当在采购文件中标注“允许采购进口产品,但不能排斥国内同类产品参与竞争”。
第四十九条 归口管理部门应会同采购需求部门严格落实政府采购支持中小企业发展政策要求,通过预留份额比例、评审价格扣除、鼓励联合体投标或分包等措施,促进中小企业健康发展;拟采购的产品属于节能产品或环境标志产品品目清单范围的,应当对获得节能产品、环境标志产品认证证书的产品,实施优先采购或强制采购采购文件中应当载明合格产品的条件和节能产品优先采购的评审标准;还应积极落实促进科技创新、监狱企业、残疾人福利性单位发展等政府采购政策。
第五十条 归口管理部门每年应当及时向主管预算单位报告上一年度每一个采购项目面向中小企业预留份额和采购的具体情况,经主管预算单位汇总后向同级财政部门报告,并在中国山东政府采购网公开预留项目执行情况。未达到规定的预留份额比例的,应当作出说明。
第八章 项目组织实施
第五十一条 政府采购项目应当严格按照《政府采购法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)、《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)等法律法规的规定组织实施。
第五十二条 采购代理机构根据采购文件确定时间、途径,组织发出采购文件,并在投标(响应)文件递交截止时间前接收供应商递交的投标(响应)文件,并妥善保管,不得解封(密)、查看供应商投标(响应)文件,不得泄露已提交投标(响应)文件供应商信息。归口管理部门应对采购代理机构采购文件发送、投标(响应)文件接收等工作进行监督管理。
第五十三条 归口管理部门会同采购需求部门、采购代理机构,通过专家管理系统随机抽取评审专家,国家法律法规和财政部另有规定的除外。
对符合相关法律法规规定,通过随机方式难以确定合适评审专家的,报经主管预算单位同意后,归口管理部门可以会同采购需求部门、采购代理机构自行选定相应专业领域的评审专家。相关书面材料应作为采购文件归档备查。
第五十四条 采购需求部门选派熟悉项目情况和政府采购评审规则及系统操作的人员,作为采购人代表参加采购评审。代表人选报经归口管理部门同意后,由归口管理部门出具委托书。
第五十五条 采购人代表参加采购评审时,应出具授权委托书并签署廉政责任承诺书。采购人代表不得担任评审委员会组长,不得领取评审劳务报酬。
采购人代表及评审专家应按照采购文件规定的评审程序、评审方法和评审标准全过程独立评审、打分,不得在评审现场发表倾向性或者歧视性言论。采购人代表及评审专家的打分经评审委员会一致认定畸高或畸低的,应当在签署评审报告时作出书面解释。
第五十六条 纪检监察部门及内审部门可根据需要,选派现场监督人员进行现场监督,电子化采购项目可以实行在线监督。现场监督人员由归口管理部门出具委托书,监督采购代理机构、评审委员会成员是否按照规定组织采购活动、开展评审工作,及时纠正反映发现的违法违规行为,但不得干预依法开展的评审活动。
第五十七条 归口管理部门会同采购需求部门确定中标(成交)供应商,也可以直接授权评审委员会确定。未授权评审委员会确定采购结果的,由归口管理部门收到评审报告之日起5个工作日内,会同业务需求部门根据评审报告确定中标(成交)供应商,并及时将中标(成交)结果确认函反馈采购代理机构。
第五十八条 采购结果确认后,采购代理机构应在2个工作日内,向中标(成交)供应商发出中标(成交)通知书,同时在山东政府采购网发布采购结果公告。归口管理部门对采购代理机构公告发布情况进行跟踪督促。
第九章 采购合同管理
第五十九条 采购需求部门在项目中标(成交)通知书发出之日起10日内,严格按照采购文件及中标(成交)供应商投标(响应)文件约定事项与中标(成交)供应商协商草拟采购合同,征求归口管理部门、财务部门意见并经法规部门合法性审查后,正式签订合同。采购合同的实质性内容应当符合采购文件的规定,不得对采购文件确定的事项和投标(响应)文件作实质性修改。
第六十条 合同签订后,采购需求部门及时将合同副本及电子文档送归口管理部门,归口管理部门应自采购合同签订之日起2个工作日内在山东省政府采购网进行公告,7个工作日内在财政一体化系统中完成合同备案。
如合同约定收取履约保证金的,按照合同中约定履约保证金退还的方式、时间、条件,由采购需求部门提出退还申请,归口管理部门审核后,财务部门予以退还。
第六十一条 政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,应当变更、中止或者终止合同。
出现合同更正、变更等事项时,由采购需求部门提出,归口科室会同法规等部门进行审核,并根据审核结果办理取消合同备案、更正合同信息等相关工作。涉及合同履行过程中的矛盾纠纷,由采购需求部门牵头协商处理,需要追究民事责任或者发生仲裁、诉讼的,由法规部门牵头处理。
第六十二条 服务项目需要续签合同时,由采购需求部门报归口管理部门同意后,提前做好项目跨期衔接工作,并在上期合同期满前一个月通过财政预算一体化系统备案后,开展合同续签相关工作。采购需求部门应当在续签合同开展前及时登录中国政府采购网、山东政府采购网、信用山东等相关平台,认真查询供应商信用记录,不得向被禁止参加政府采购活动的供应商授予政府采购合同。续签合同不得改变原合同的实质性内容。
合同履行过程中,需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的,在不改变原合同其他条款的前提下,采购需求部门报经归口管理部门同意后,可与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。
续签合同与签订补充合同都需要重新申请采购预算,编制和备案采购实施计划,进行合同公告及备案。
第十章 履约验收与资金支付
第六十三条 采购需求部门在编制采购实施计划时,应同时明确和细化履约验收方案,并在采购文件和采购合同中进行约定。
应根据不同类型项目特点确定不同的验收模式。其中,一般货物类采购项目可交货后一次性验收;技术复杂、社会影响较大的货物类项目,可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节;物业管理、信息化建设等服务类项目可分步分阶段验收,对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收;工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。
第六十四条 采购需求部门在收到中标(成交)供应商提出验收申请且达到采购合同约定的履约条件后,及时向归口管理部门提出验收要求。
第六十五条 对于较为复杂、需要组建验收小组进行验收的项目,可以由归口管理部门成立验收小组,或归口管理部门委托采购代理机构成立验收小组,负责项目验收具体工作,出具验收意见,并对验收意见负责。
验收小组应有采购需求部门代表参加。前期参与拟验收项目相关采购活动的采购人代表、采购代理机构工作人员、评审专家以及政府采购回避制度规定的与供应商有利害关系的人员,不得作为验收小组成员参与验收工作。
第六十六条 验收小组根据项目验收清单和标准、采购文件对项目的技术和商务规定要求、合同明确约定的要求等,制定验收方案。验收方案应当全面完整,确保合同履约要素验收不缺项漏项、不降低标准。
第六十七条 验收方案报经归口管理部门同意后,验收小组按照验收方案开展验收工作。验收完成后,验收小组以书面形式作出结论性意见,由验收小组成员签字及供应商授权代表签字盖章,报告归口管理部门。
分段、分项或分期验收的,应当根据采购合同和项目特点进行分段验收并出具分段(项、期)验收意见。
第六十八条 除涉密情形外,归口管理部门应在验收意见确认后3个工作日内在山东政府采购网公开验收意见,公告期不得少于3个工作日。对为社会公众提供的公共服务项目,还应当在相关服务平台公开验收结果。
第六十九条 验收结束后对于满足合同约定支付条件的,采购需求部门与财务部门沟通协调后,提交发票、合同、验收报告、合同备案表等相关资料,根据单位资金支付管理要求,向财务部门提出付款申请。对验收后形成固定资产的,财务部门和资产管理部门及时将形成的资产登记入账。
第七十条 与供应商签订合同后可预付一定比例的合同款项给中标(成交)供应商,对于资信状况良好、履约能力较强的中标(成交)供应商,可适当提高预付款比例。
第七十一条 采购需求部门要积极支持配合金融机构和中标(成交)供应商开展政府采购合同融资业务,在合同签订、账号变更、验收付款等方面给予必要支持。归口管理部门、财务部门、纪检监察部门对采购需求部门支持配合中标(成交)供应商开展融资工作进行监督指导。
第七十二条 采购活动结束后,归口管理部门应及时做好采购项目档案的收集、整理和归档工作,采购需求部门应主动将相关资料送交归口管理部门,鼓励采用电子档案方式保管,采购档案从采购结束之日起至少保存15年。
建立采购档案定期移交机制,归口管理部门应于每年年初将上一年度形成的档案资料移交档案室保存。
第十一章 询问、质疑与投诉处理
第七十三条 归口管理部门统一受理供应商询问和质疑。对应由采购代理机构进行答复的事项,告知其向采购代理机构提出;对应由采购人答复的事项,涉及采购需求和采购实施计划等方面的问题,由采购需求部门提出答复意见并提供证明材料,其他问题由归口管理部门提出答复意见并提供证明材料。
第七十四条 单位应当在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复。单位应当在收到供应商的书面质疑后7个工作日内作出答复,并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商,但答复的内容不得涉及商业秘密。
第七十五条 询问或者质疑事项可能影响中标、成交结果的,采购人应当暂停签订合同,已经签订合同的,应当中止履行合同。
质疑事项成立的,按照《政府采购质疑和投诉办法》的规定对项目进行处理。发现供应商、采购代理机构、评审专家存在违法违规行为的,归口管理部门应当书面向市财政部门反映,并提供相关证明材料。
第七十六条 对于供应商向市财政部门提起的投诉,由归口管理部门按照财政部门投诉答复通知书的要求,及时组织相关部门、采购代理机构和评审专家等研究答复意见,在规定时间内作出答复,并如实提供相关证明材料。其中,涉及采购需求和采购实施计划等方面的问题,由采购需求部门提出答复意见并提供证明材料,其他问题由归口管理部门提出答复意见并提供证明材料。
财政部门要求暂停采购活动的,归口管理部门应当组织立即暂停采购活动,依法告知相关参与各方。收到财政部门作出投诉处理决定后,按照投诉处理决定的要求开展采购活动。
第十二章 紧急采购
第七十七条 对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购,可不执行《政府采购法》规定的方式和程序,由采购需求部门提出申请并提供相关的佐证辅助材料,经归口管理部门审核后组织采购。
归口管理部门应牵头做好紧急采购情况下,采购文件和相关资料的管理,留存备查。
第七十八条 紧急采购不包括以下情形:
(一)有明确的项目进度要求或已列入年度计划,因单位自身原因造成延误的项目;
(二)与紧急采购不直接相关的其他配套采购项目;
(三)可以通过财政部门公物仓、其他部门应急物资储备库等进行筹措或调拨的物资;
(四)其他不属于紧急采购的采购项目。
第七十九条 不属于紧急采购范围,但发生了不可预见的紧急情况的,不得以紧急采购的名义,规避常规政府采购。
应当公开招标的项目,采用招标所需时间不能满足单位紧急需要的货物、服务采购项目,可按照《政府采购法》的规定,由采购需求部门提出申请并提供相关的佐证辅助材料,经归口管理部门审核并报经主管部门批准后,采用非招标方式采购(单一来源除外)。
对于发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的货物、服务项目,可按照《政府采购法》的规定,由采购需求部门提出申请并提供相关的佐证辅助材料,经归口管理部门审核并报经财政部门批准后,采用单一来源方式采购。
第十三章 非政府采购
第八十条 对于非政府采购项目,单位可自行组织实施采购,也可以委托采购代理组织实施采购。
自行组织实施的,应当由归口管理部门牵头成立不少于3人的采购小组,明确其职责分工,负责具体的实施工作。
委托采购代理机构组织实施的,应当由归口管理部门确定采购代理机构,与采购代理机构签订委托协议,明确双方的权利和义务(包括供应商资格审查的责任主体等)。
第八十一条 非政府采购项目遵循简易、高效的原则组织实施,可以结合项目需求特点简化程序和信息公开方面的规定要求,但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。
第八十二条 非政府采购方式根据项目特点,可采用直接采购、协议采购、公开(邀请)招标、询价、竞争性谈判、竞争性磋商和单一来源采购等方式。由采购需求部门提出申请,可参照政府采购流程制定采购程序,在市场调研、多方询价基础上自行或委托采购代理机构进行采购。
第八十三条 单位根据采购项目金额,对非政府采购项目实施分类采购。
由单位自行组织实施的,采购需求部门通过市场调查,从符合条件的供应商中遴选推荐不少于3家供应商;归口管理部门会同采购需求部门确定采购方式,采购小组按照确定的采购方式,从采购需求部门遴选推荐的供应商中确定成交供应商。
委托采购代理机构组织实施的,归口管理部门会同采购需求部门确定采购方式;采购代理机构编制采购文件,报归口管理部门审核后,采取相应的方式公开相关采购信息;组织采购评审,确定中标(成交)供应商。
第十四章 采购项目绩效管理
第八十四条 单位根据《烟台市市级政策和项目支出绩效评价管理办法》《烟台市市级政府采购项目绩效评价管理办法》的规定,在开展项目支出绩效评价的同时,对政府采购项目组织实施的全过程进行绩效管理。
第八十五条 政府采购项目执行完毕后,采购需求部门应当对每个政府采购进行绩效自评,自评结果主要通过绩效自评表的形式反映。归口管理部门对采购需求部门绩效自评的内容完整性、数据真实性、结果客观性进行审核把关,财务部门从财务角度对绩效自评表进行审核把关,审核通过后由财务部门上报主管预算单位。
第八十六条 财政部门、主管预算单位开展重点评价时,归口管理部门应当指导采购需求部门按照要求收集整理绩效评价资料,在绩效自评表的基础上形成自评报告,与收集整理好的绩效评价资料一起在规定的时间内报送评价机构。财务部门负责从财务角度对自评报告进行审核,并做好归口管理部门、采购需求部门与评价机构的沟通衔接,
第八十七条 财务部门、归口管理部门、采购需求部门应当加强政府采购项目绩效评价结果运用,将绩效评价结果作为以后年度申报政府采购预算的重要依据。
第十五章 采购档案管理
第八十八条 单位政府采购档案实行“谁组织、谁负责”的原则。归口管理部门承担本单位政府采购活动档案归集、管理、利用和销毁的主体责任。
第八十九条 政府采购档案归集应当符合以下要求:
(一)政府采购档案必须规范完整、内容齐全;
(二)档案资料中的签名、印章等真实有效;
(三)政府采购档案资料除特殊情况外均应为原件;
(四)采用电子档案方式保存的,应确保电子档案符合相关规定,并可正常读取。
第九十条 政府采购档案应当包括但不限于以下内容:
(一)采购预算、采购意向、采购需求管理、采购计划、采购方式变更审批、单一来源采购公示、采购进口产品审核、委托代理协议等前期文件资料;
(二)采购文件及其澄清或修改、采购公告、中标(成交)通知书、答疑等文件资料;
(三)投标(响应)文件及其补充、修改内容、撤回记录、投标人资格审查、开标记录和录音录像等文件资料;
(四)专家抽取、采购人代表授权、评审过程及评审报告等评审文件资料;
(五)采购合同及其补充、修改、中止或终止、履约验收、资金支付等文件资料;
(六)质疑及答复、投诉处理等文件资料;
(七)其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。
第九十一条 采购代理机构以及本单位采购需求部门、财务部门、资产部门等相关部门,应当及时将本机构、本部门占有、保管的政府采购档案(原件)全部移交归口管理部门,并确保所有档案资料文件能够正常调阅。因故不能按期归集的,相关责任人应作出书面说明,并及时归集档案。跨多个年度实施的政府采购项目档案应按最后一次实施年度归集相关文件资料。
任何个人或单位不得拒绝归档或者据为己有,禁止篡改、损毁、伪造、变造、隐匿政府采购档案,禁止擅自销毁政府采购档案。
第九十二条 归口管理部门对政府采购档案按照年度顺序编号组卷,卷内材料按照政府采购工作流程排列,依次为项目预算及预算执行文件、项目采购前期准备文件、政府采购开标(谈判、磋商、询价、单一来源、框架协议)文件、项目评审文件、政府采购中标(成交、入围)文件、政府采购合同文件(框架协议文本)、政府采购验收及结算文件、其它文件等。
第九十三条 政府采购档案可以以纸质方式进行归集保存,也可以以电子档案方式归集保存,电子档案与传统载体档案具有同等效力。归口管理部门应当积极推进电子档案保存管理模式建设,提高政府采购档案利用的便捷性。采用电子化采购的政府采购项目,以电子档案方式保存的文件资料可以不再以纸质方式保存。
第九十四条 归口管理部门,应当定期、及时将归集的政府采购档案移交至本单位档案管理部门。移交时,应当编制政府采购档案移交清册,列明应当移交的政府采购档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容,并按照档案管理的有关规定办理移交手续。
交接政府采购档案时,交接双方应当按照政府采购档案移交清册所列内容逐项交接。交接完毕后,交接双方应当在移交清册上签名或盖章。
第九十五条 政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少15年。采购结束之日以履约验收合格之日起算,因其他原因导致未能按期履约验收的,以签订政府采购合同之日起算。
第十六章 附则
第九十六条 单位内部各部门要根据本制度规定及部门职责分别制定本部门的内控制度,明确不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项,划分风险等级,在此基础上,合理设置岗位,明确各个政府采购岗位的职责权限、工作标准,实现本单位政府采购内控制度全覆盖。
第九十七条 本制度在执行期间,如遇国家、省、市法律法规和政策调整,按照新的规定执行。本制度未尽事宜,严格按照政府采购相关法律法规和规章制度执行。
第九十八条 本制度自发布之日起执行。
